O controle financeiro de obra é extremamente importante para que o empreendimento proposto tenha sucesso.
Mas esta tarefa não precisa se tornar complicada, principalmente quando falamos de pequenas obras.
Existem muitos sistemas de controle de obras, que funcionam online, e oferecem inúmeras possibilidades de relatórios para análise, porém a operação não é simples.
Se você tem problemas para fazer o controle financeiro das suas obras, hoje quero te falar que usando planilhas de Excel você pode fazer um controle de excelência.
Porque fazer o controle financeiro de obra
Uma construção é sempre um investimento de valores significativos, com quantidade alta de insumos e serviços a serem contratados.
Para que o custo da sua obra fique dentro do previsto o controle financeiro será essencial.
Grandes empresas possuem estrutura operacional que pode utilizar sistemas de controle sofisticados, com pessoas dedicadas ao preenchimento e monitoramento das informações.
Porém utilizar estes sistemas em pequenas empresas ou em obras administradas por profissionais autônomos é praticamente inviável.
Já conheci vários exemplos de empresas com estrutura operacional inda modesta que utilizavam sistemas de controle que realmente não conseguiam operar.
Primeiro tem a questão do aprendizado, que não é fácil.
Segundo vem a necessidade de dedicação exclusiva na tarefa de inserir os dados de forma regular no sistema, com um funcionário que precisa exercer outras atividades.
Depois de um tempo de uso verifica-se inconsistências que deixam as informações e relatórios sem credibilidade.
Para quem esta na fase de pesquisa sobre quanto custa construir uma casa, com certeza precisará aprender a fazer o controle financeiro da construção.
Como fazer um controle financeiro simples
Uma das melhores ferramentas de trabalho para escritórios e profissionais, sem sombra de dúvidas, é o editor de planilhas eletrônicas Excel.
Para engenheiros então, é um dos grandes companheiros de trabalho.
E esta ferramenta é a solução para fazer um controle financeiro de obra de forma simples e eficaz.
Mas, para isto, é necessário desenvolver uma planilha de controle adequada.
Isto não é difícil, depois de criar as primeiras versões, qualquer profissional, naturalmente, vai melhor e otimizar suas planilhas, chegando no ponto ideal com o passar do tempo.
Soluções de controle com planilhas de Excel são normalmente simples de operar, você pode explicar o funcionamento e rapidamente uma pessoa será capaz de usar.
Os dados lançados podem ser verificados com boa clareza, tornando revisões simples de serem feitas.
Se quiser simplificar o caminho e adquirir uma planilha já pronta, veja a que criei e uso nos meus controles de custos.
Como deve ser uma planilha para controle dos custos de obras
Depois de controlar muitas obras e usar vários sistemas diferentes, optei por usar planilhas de Excel no controle de pequenas obras e isto possibilitou, de fato controle eficaz.
A planilha desenvolvida possui poucas abas e basicamente uma delas é preenchida de forma regular, que são os lançamentos de despesas diários.
Apesar das despesas serem diárias, é possível lançar as informações em alguns dias da semana, afinal as compras de obras não ocorrem todos os dias.
Mesmo que ocorram, você pode juntar os documentos e fazer o lançamento na planilha uma vez por semana, por exemplo.
Assim minha planilha de controle financeiro possui as seguintes abas:
1 – Orçamento estimativo ou resumo da obra. É o balizador, os itens do orçamento podem ser o plano de contas a ser seguido nos seus lançamentos.
2 – Controle de despesas: é a planilha onde são lançadas as despesas da obra. Este é o coração do controle.
Precisa ter campos para datas, descrição, valor e colunas para filtrar as informações de forma que possa analisar as despesas de forma rápida.
3 – Planilha resumo: é uma planilha alimentada pelos dados lançados na aba de controle de despesas, onde os custos são somados por item, correspondentes aos itens do orçamento existente na primeira aba.
Com este resumo você acompanha quanto do orçamento previsto já gastou, depois da obra concluída terá um retrato fiel dos custos, o que será muito bom para definir os valores de futuras construções.
4 – Outras abas de planilhas: você pode ter outras planilhas complementares, que facilitem seu controle. Por exemplo: medição de empreiteiros e cotação de materiais.
Com esta estrutura consegui fazer o controle adequado de muitas obras, inclusive de empresas diferentes, usando a mesma planilha.
Conclusão
A conclusão é que você pode fazer um controle de obras eficiente usando apenas planilhas de Excel.
Para que seja funcional precisa estruturar bem sua planilha e alimentar as informações de forma regular e constante.
Com a planilha sempre atualizada poderá ter a visão da evolução dos custos quando quiser, seja para analise própria ou para mostrar aos seus clientes em que pé estão as coisas.
As colunas de filtro podem dar visões particulares muito interessantes, como custo por material, por empreiteiro, por mês, e outras possibilidades que você achar interessante.
Então, como vimos, fazer o controle financeiro de obras, realmente, pode ser simples.
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